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ECHÉANCES DES OBLIGATIONS RELATIVES AUX CAHIERS SOCIAUX

Selon l’article 64 du Nouveau Code de Commerce n° 6102, qui est entré en vigueur le 1er juillet 2012, les personnes physiques et les personnes morales doivent tenir les cahiers sociaux conformément aux règles relatives à la tenue des cahiers sociaux, selon les délais prévus à cet effet, et aux règles relatives au renouvellement, à l’ouverture et à la fermeture de l’exercice fiscal régies par le Code de procédure fiscale. Le livre journal, le grand livre, le livre d’inventaire, le registre des parts, le registre des décisions du Conseil d’administration, le registre des assemblées générales comprenant également la retranscription des débats doivent être certifiés avant leur utilisation par un notaire.

Ces cahiers sociaux doivent être approuvés par un notaire du ressort du lieu d’enregistrement de la société avant la fin du mois précédant le 1er mois de début d’exercice. Pour les sociétés dont l’exercice se termine au 31 décembre 2012, la certification des cahiers sociaux devra se faire au plus tard le 31 décembre 2012 (certification avant exercice pour l’ouverture dudit exercice).  Le certificat d’enregistrement de la Société délivré par le registre du commerce doit être soumis au notaire pour cette approbation. Cependant, selon un communiqué de l’Union des notaires de  Turquie envoyés  aux études  notariales, à compter du  12 décembre 2012, les notaires ne demanderont plus le certificat d’enregistrement.

Il est possible de tenir les cahiers sociaux sous format électronique. Dans l’hypothèse où le livre journal et le registre du Conseil d’administration sont tenus sous ce format, la certification avant exercice par le notaire n’est pas requise.

Par ailleurs, le livre journal et le registre du Conseil d’administration doivent être à nouveau certifiés par notaire à la fin de l’exercice dans les trois mois entre la fin de l’exercice et l’ouverture du nouvel exercice et ce, en vue de la fermeture de l’exercice précédent. Ainsi, pour l’exercice 2012 et pour les sociétés dont l’exerice se termine le 31 décembre 2012, la certification de ces cahiers sociaux doit se faire au plus tard le 31 mars 2013 (certification après exercice).

En revanche, si au début de l’exercice, le registre des parts et le registre des assemblées générales disposent encore de pages vierges, alors la certification n’est pas nécessaire en début d’exercice pour lesdits registres, et lesdits registres peuvent continuer à être utilisés jusqu’à la dernière page desdits registres.

Indépendamment du fait que les cahiers sociaux sont tenus sous format papier ou électronique, les principes et méthodes d’approbation, ainsi que les périodes de  certification avant ou après exercice  sont déterminés conjointement par le ministère du Commerce et des Douanes et par le ministère des Finances dans un Communiqué relatif aux Livres sociaux (désigné ci-après, le « Communiqué ») du 19 décembre 2012 publié au Journal officiel n° 28502 et entré en vigueur le même jour.

Selon l’article 16 du Communiqué, le registre des assemblées générales, le livre journal, le livre d’inventaire et le grand livre peuvent continuer à être utilisé d’un exercice social à l’autre s’il reste des pages vierges, sous réserve de faire certifier lesdits livres chaque année au cours du premier mois d’exercice. Selon l’article 17, la certification du livre journal et du registre des assemblées doivent être renouvelés, après avoir inscrit « Vu » sous la dernière écriture comptable. Aussi, pour l’exercice 2013, pour pouvoir utiliser un registre des assemblées contenant encore des pages vierges, il est nécessaire de certifier à nouveau ledit livre au cours du mois de janvier 2013.

Les cahiers sociaux, dont la tenue est obligatoire, sont :

  1. Pour les Sociétés anonymes :
    • Le livre journal,
    • Le grand livre,
    • Le livre d’inventaire,
    • Le registre des parts,
    • Le registre des résolutions du Conseil d’administration,
    • Le registre des assemblées générales comprenant également la retranscription des débats.
  2. Pour les Sociétés à responsabilité limitée :
    • Le livre journal,
    • Le grand livre,
    • Le livre d’inventaire,
    • Le registre des parts,
    • Le registre des résolutions du Conseil des gérants (ou de gestion)*,
    • Le registre des résolutions des assemblées générales comprenant la retranscription des débats.

Selon l’alinéa 4 de l’article 11 du Communiqué, les gérants ou le Conseil des gérants des Sociétés à responsabilité limitée peuvent retranscrire leurs décisions dans un « registre des décisions des gérants » ou continuer d’utiliser le registre des résolutions des assemblées générales comprenant les débats. En cas de tenue d’un registre des décisions des gérants spécifique, les règles applicables au registre des résolutions du Conseil d’administration concernant l’ouverture et la fermeture de  l’exercice social s’appliqueront par analogie. S’il a été décidé de tenir un registre des décisions des gérants, alors il ne sera pas possible de retranscrire les mêmes décisions dans le registre des assemblées générales comprenant les débats.

Enfin, l’article 562/1 du Nouveau Code de commerce turc prévoit que les sociétés ne respectant pas les obligations d’approbation des livres sociaux encourent une amende de 4.000.-TL.

*Ainsi, le Code de Commerce n° 6102 prévoit un nouveau cahier social, le registre du Conseil des gérants, dans les Sociétés à responsabilité limitée, comparable au registre des résolutions

du Conseil d’administration dans les Sociétés anonymes.

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